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Ouvrir un compte Google
La première étape est de se créer un compte Google. Ceux qui ont déjà une adresse électronique Gmail peuvent se servir de leurs identifiants pour se connecter. Mais on peut se se créer un compte Google sans nécessairement se créer une adresse Gmail : en utilisant son adresse habituelle. Une fois passée l’épreuve du choix du mot de passe et du captcha, vous pouvez accéder à votre espace de travail Google docs.
Créer un document
A partir de cet espace de travail, vous pouvez :
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soit créer un nouveau document, en cliquant sur le bouton « créer » (en haut à gauche), puis en choisissant le format choisi (document texte, diaporama, feuille de calcul, ou formulaire)
Plus d’explications en vidéo - soit importer un document depuis votre bureau (Word, Excel, Open Office…), en cliquant sur le bouton « importer ». Il existe toutefois quelques restrictions de taille et de format.
Votre nouveau document s’ouvre alors dans une interface semblable à celle d’une suite bureautique, vous permettant d’éditer et de sauvegarder vos documents.
Attention ! Les options de mise en page du traitement de texte restent rudimentaires par rapport à Word, et vos documents risquent d’être quelque peu « décoiffés » lors des imports/exports, notamment s’ils comportent des tableaux…
Mon conseil : n’utilisez Google docs que pour le travail de rédaction préparatoire, et finalisez la mise en page de vos documents dans votre logiciel de traitement de texte habituel.
Travailler à plusieurs
La rédaction collaborative est un des atouts majeurs de cet outil, puisqu’il permet à plusieurs personnes d’éditer simultanément un document.
Pour cela, après avoir ouvert un document, il suffit d’inviter des collaborateurs grâce au bouton « partager ». Un formulaire d’invitation s’ouvre alors, qui permet d’ajouter des collaborateurs via leur adresse courriel. Les différentes options permettent de gérer les droits de ces derniers (consulter/modifier le document, inviter d’autres collaborateurs…).
Et voila, vous êtes prêt à travailler avec d’autres sur les documents importants de vos projets ; en cas d’erreurs ou de changements intempestifs, toutes les modifications sont archivées pour permettre un retour aux versions antérieures. Celles-ci sont accessibles à partir du menu Ficher/Historique des révisions.
Organiser ses documents
Si vous devenez un utilisateur régulier de Google docs, vous éprouverez probablement au bout d’un certain temps le besoin de classer vos documents dans des dossiers.
Pour cela, Il vous faut d’abord créer un dossier et le nommer (le petit menu déroulant à droite du nom du dossier permet également d’en choisir la couleur).
Votre dossier apparaît alors dans la colonne de gauche. Vous pouvez y ajouter vos documents par simple glisser/déposer. Comme le montre l’image ci-dessous, un document peut être rangé simultanément dans plusieurs dossiers.
Avec ces quelques explications, vous devriez être capables de vous lancer dans l’utilisation de cet outil. Si vous souhaitez faire le tour des autres possibilités qu’offre Google Docs, vous pouvez faire un petit tour sur l’aide en français de Google Docs.
PRÉSENTATION
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